Te niepotrzebne instrukcje
Tyle rzeczy do zrobienia, ciągle w biegu, a tu jeszcze jakieś procesy rysować każą! Podobno biznesowy cel mają (oczywiście nikt go nie widział, ani nie słyszał), więc napiszę coś na odczepnego i znów będzie spokój.
Tak właśnie bardzo często w firmach powstają instrukcje – w męczarniach, na szybkiego, bo szef każe. Siedzisz więc, klnąc siarczyście i piszesz co Ci przychodzi do głowy. Rozrysowujesz te głupie kafelki, uważając, że i tak nikt z nich nic nie wyczyta, bo przecież wszystkiego się tam zamieścić nie da.
Z drugiej strony jak już taka procedura powstanie, to często nawet wołami nie przekonasz takiej Pani Zbysi do jej zmiany, bo jakże to świętość bezcześcić nowymi pomysłami, jeszcze robić coś będzie trzeba, bezsensu. Na każde więc pytanie odpowiada jak mantrę :”Ja nic nie mogę zrobić, tak jest napisane i tyle”.
Tak więc z roku na rok taki dokument jest coraz mniej zgodny z prawdziwym światem. Nikt do Pani Zbysi nie podejdzie, bo ona i tak nic nie rozumie, proces toczy się swoim torem, zamiast cokolwiek ulepszyć trzymamy się naszych przyzwyczajeń i zanim się zorientujemy, budzimy się w tak przestarzałej instytucji jak PKP czy ZUS.
Na wszystkich moich szkoleniach z instrukcji rozmawiamy o ich wadach i zaletach. Co najzabawniejsze z reguły na końcu wychodzi nam jedno – jeśli poświęcimy wystarczająco dużo czasu na ułożenie dobrego procesu i instrukcji, to zostają nam same zalety. Trzeba jednak ciągle pamiętać o jednym:
To instrukcja jest dla nas, nie my dla niej
Oznacza to ni mniej, ni więcej, że jak widzimy możliwość poprawy, testujemy to, i jak działa, szybko aktualizujemy proces.
Potem już zostają same plusy:
Dla firmy:
- szybka możliwość nauczenia nowej osoby,
- nie traci wiedzy razem z utratą pracownika (np. chorobowe),
- wiedza jest uporządkowana w przejrzysty sposób,
- podkładki do audytu,
- baza do optymalizacji
Dla pracownika:
- brak problemu z urlopem – w razie czego jest instrukcja,
- możliwość pokazania miejsc do poprawy,
- mniej czasu poświęcanego do nauczania nowej osoby,
- możliwość nauczenia się procesów innych osób,
- łatwiejsze zastępowanie siebie.
Tak jak w firmach dość często jakoś tę potrzebę procesów rozumiemy, to już w codziennym, domowym życiu, wydaje nam się to całkowicie zbędne. Dlaczego więc ja tak wszystko rozrysowuję?
Po pierwsze żeby pokazać komuś co mam na myśli
Bo niby mówimy o tym samym, jednak dopiero po rozrysowaniu wychodzi nam, że jednak to niekoniecznie. Od razu też widzimy jaki wpływ mają nasze działania na innych, jak było np. w PMS lub w depresji odchudzeniowej.
Po drugie, żeby zobaczyć, gdzie coś możemy robić lepiej
Jak nie znamy stanu obecnego, nie ma szans na zobaczenie, w którym miejscu możemy coś w swoim życiu ulepszyć. Dopiero jak coś rozrysujemy, to takie miejsca widzimy jak na tacy.
Dość często więc zamiast szukać niewiadomo gdzie, rozrysowuję sobie jak robię daną rzecz teraz oraz jak chcę, żeby wyglądała w przyszłości. Szukam też różnych instrukcji jak to można rozwiązać – może ktoś wcześniej już to odnalazł i nie będę musiała sama tego robić?
Bo instrukcje są fajne, tylko trzeba pamiętać, że to one są dla nas, nie my dla nich!
