Szkolenia są sztuką
Po ostatnim maratonie szkoleniowym i gaszeniu pożarów, które trwały ostatnie dwa tygodnie stwierdziłam, że dobry trening jest sztuką. Nie ma tutaj miejsca na półśrodki – przygotowanie i przeprowadzenie wartościowego warsztatu wymaga od nas nie tylko czasu, ale także mnóstwa energii. Dlatego też poniżej przedstawiam bardzo okrojoną checklistę, by przygotowanie szkoleń było dla nas prostsze.
Nieodzownym pytaniem, które powinniśmy sobie zadać przed szkoleniem, to:
Po co?
Po co w ogóle to szkolenie ma być? Co chcemy poprzez nie osiągnąć? Oraz przede wszystkim, o czym zauważyłam, że dość często trenerzy zapominają, a co jest najważniejsze – po co są te warsztaty uczestnikom? Co mają im dać? Z czym te osoby powinny wyjść?
Dla kogo?
Kto powinien w nich uczestniczyć – czy szkolenie jest skierowane do osób początkujących, czy do zaawansowanych? Z jakiej branży uczestników się spodziewamy? Ile osób może przyjść, by szkolenie było wartościowe? Jak powinny wyglądać zapisy?
Jaki język?
Nie chodzi tylko o to, czy szkolenie będzie po polsku, angielsku czy francusku. Inaczej będziemy rozmawiać z księgowymi, inaczej z budowlańcami, a jeszcze inaczej z informatykami. Do każdej grupy innego typu przykłady musimy wykorzystać, czy też inaczej dobrać żarty.
Stworzenie ramowego programu szkolenia
Jak już wiemy po co, komu i w jaki sposób mamy stworzyć warsztaty musimy nakreślić wstępny plan warsztatu – ile czasu ma szkolenie nam zająć? Jakie są najważniejsze punkty tego szkolenia? Co chcemy przekazać. Do tego potrzebne jest zrobienie rozeznania – jakie są oczekiwania osób, do których to szkolenie jest skierowane? Co może takim osobom się przydać?
Uzupełnienie planu szkolenia o detale i przykłady
Na pewno każdy z nas kojarzy taki warsztat pełen teorii, z którego po kilku dniach prawie nic nie pamiętaliśmy. Dlatego tak ważne jest umiejętne dostosowanie planu do uczestników. Polecam rozrysowanie tego w tabeli, gdzie w jednej kolumnie będzie czas, w drugiej potrzebne materiały (włącznie z markerami, flipchartami, projektorem itp), a w trzeciej dokładne opisanie tego punktu – tak jakbyśmy tłumaczyli komuś obok jak to chcemy przedstawić. Bardzo fajnie sprawdza się tutaj cykl Kolba:
Doświadczenie => refleksja => teoria => praktyka
Części nie muszą zawsze wyglądać tak samo (nie zawsze np. musimy zaczynać od doświadczenia, możemy np. od praktyki), jednak kolejne części powinny występować w tej kolejności. Dzięki takiemu ułożeniu zmuszamy ludzi do myślenia – zrób coś, co Ci wyszło (tutaj już się ludzie zaczynają włączać i sa ciekawi, czy właśnie o to chodziło), odpowiadamy i okazujemy gdzie to uczestniczy mogą w swojej pracy wykorzystać. Ta część przygotowania szkolenia zajmuje mnóstwo czasu – wszystko musi być przygotowane i opracowane na ostatni guzik.
Przygotowanie prezentacji i materiałów dodatkowych
Prezentacja to temat rzeka, więc nie będę się tutaj za bardzo rozpisywać – pamiętajcie tylko, że mniej znaczy więcej. Im bardziej prosta i przejrzysta, tym lepiej. Każda jej część musi być dopracowana, spójna i dobrej jakości. Każde zdjęcie, tekst ma swój cel.
Tak samo z materiałami do doświadczeń, przykładów – przygotuj je wcześniej. Im wcześniej się za to zabierzesz, tym lepsze rzeczy znajdziesz. Będziesz mieć też czas żeby wyszukać dodatkowe informacje, dać je komuś do sprawdzenia i poprawić niezrozumiałe elementy.
Próba generalna
Jeśli masz już plan, wiesz co chcesz przekazać i komu – przećwicz to. Najlepiej na kimś zaufanym, a jeśli nikt akurat nie ma czasu, by Ci potowarzyszyć zrób to w domu przed lustrem lub nagraj się. Zobaczysz wtedy co musisz poprawić i o czym zapomniałeś!
Przed samym szkoleniem
Na kilka dni przed szkoleniem upewnij się jak wygląda sala oraz czy jest tam wszystko czego potrzebujesz (jak np. projektor czy tablica). Jeśli czegoś brakuje będziesz mieć czas na zorganizowanie tego i dostarczenie do sali.
Szkolenie
Wszystko gotowe – czas zacząć szkolenie. W tej części jest kilka najważniejszych punktów o których powinniśmy pamiętać:
- spisanie zasad obowiązujących na szkoleniu – na co umawiamy się przez najbliższe kilka godzin. Jeśli prowadzisz je dla swojego zespołu i już takowe macie, nie musimy powtarzać, jednak jeśli widzimy się po raz pierwszy fajnie wiedzieć jak możemy współpracować, żeby potem nie było nieporozumień
- spisanie oczekiwań – każda grupa jest inna i dobrze jest na początku już wiedzieć czego uczestnicy oczekują na naszym szkoleniu. Pomaga to dopasować nasz warsztat do potrzeb ludzi na sali. Od razu też możemy uprzedzić czego nie będzie i co ewentualnie możemy dosłać i uzupełnić później
- przedstawienie agendy spotkania i co jakiś czas przypominanie gdzie jesteśmy. Jeśli planujemy przerwę też jest dobrze o niej wspomnieć na początku
- aktywne uczestnictwo w warsztacie – reagowanie na to co si dzieje, interakcje, dostosowywanie się do grupy, dopasowywanie szkolenia i przykładów do uczestników na sali, poświęcanie tu i teraz 100% swojej uwagi
- na koniec – podsumowanie, przypomnienie o co to szkolenie było zorganizowane, zapytanie się uczestników czy spełniliśmy ich oczekiwania i jeśli nie to zaplanowanie działań poszkoleniowych (może np. możemy wysłać im dodatkowe materiały)
- prośba o informacje zwrotne – najlepiej w formie ankiety, jednak jeśli nie możemy tego zrobić to w każdy inny sposób. Tylko dzięki temu będziemy wiedzieć co następnym razem możemy zrobić lepiej.
Po szkoleniu
Przesłanie materiałów (np. prezentacji, handouts) oraz obiecanych informacji dodatkowych. Poza tym musimy sami siebie podsumować – co nam wyszło, co się podobało, co moglibyśmy pominąć i zrobić następnym razem lepiej.
Nie istnieje coś takiego jak dwa identyczne szkolenia. Każde ma swoją specyfikę, każde jest inne. Jest dokładnie jak w sztuce – musimy włożyć całe swoje serce i energię by stworzyć coś pięknego.
Jeśli macie fajne tips & tricks przy przygotowaniu szkoleń lub macie ciekawe przygody z nimi związane – podzielcie się nimi w komentarzach 
